Elektronische Rechnung: Pflicht für B2B-Unternehmen ab 2025

Die E-Rechnungspflicht, eine bedeutende Neuerung im Bereich des Rechnungswesens, wirft für viele Unternehmen Fragen auf. Mit dem wachsenden Einfluss der Digitalisierung auf Geschäftsprozesse wird die elektronische Rechnung Pflicht. In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, die neuen rechtlichen Anforderungen zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung zu ergreifen.

Im Folgenden werden wir einen genaueren Blick auf die E-Rechnungspflicht werfen und ihre Auswirkungen auf Unternehmen beleuchten.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen im B2B-Bereich, ab 2025 elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zukünftig auch zu versenden. Dies bedeutet, dass Unternehmen keine papierbasierten Rechnungen mehr erhalten oder versenden dürfen, sondern stattdessen auf elektronische Formate umstellen müssen.

Sie ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen wurde. Dieses Gesetzespaket beinhaltet verschiedene Regelungen zur Förderung des Wirtschaftswachstums und zur Modernisierung von Geschäftspraktiken.

Gemäß den im Gesetzespaket enthaltenen Regelungen müssen ab 2025 alle Unternehmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr E-Rechnungen in einem von drei akzeptierten Formaten annehmen. Diese Formate umfassen die beiden XML-Formate Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) sowie Factur-X/ZUGFeRD.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt bis 2028. Ab 2027 müssen Unternehmen schrittweise beginnen, Rechnungen in einem dieser Formate zu versenden. Spätestens bis 2028 müssen auch kleine Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen versenden.

Diese Maßnahmen sollen dazu beitragen, den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter zu gestalten und die Verwaltungslast für Unternehmen zu reduzieren.

Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht?

Heißt nun konkret: Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen sowie rechtssicher archivieren können. In diesem Zeitraum von 2025 bis 2028 sind Übergangsfristen vorgesehen, um den Unternehmen genügend Zeit für die Umstellung zu geben.

Bei diesen Fristen wird zwischen dem Ausstellen und dem Empfang der Rechnungen unterschieden – und zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist gemäß der neuen Definition eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Sämtliche andere Rechnungsarten werden fortan als sonstige Rechnungen bezeichnet und sind ab dem 01.01.2025 beziehungsweise gemäß der jeweiligen Stichtage der Übergangsregelungen nicht mehr zu verwenden.

Im Wachstumschancengesetz wird festgelegt, dass die elektronischen Rechnungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen müssen sowie der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und damit schließlich der CEN-Norm EN 16931. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat bestätigt, dass sowohl die XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1 dieser Definition entsprechen. Es sind auch weitere Formate möglich, sofern sie die Extraktion aller erforderlichen Angaben in ein Format erlauben, welches der CEN-Norm EN 16931 entspricht. PDFs sind beispielsweise nur erlaubt, sofern sie XML gemäß der Factur-X/ZUGFeRD-Spezifikation beinhalten.

Übrigens: Nach dem 01.01.2025 dürfen in bestimmten Fällen auch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Format entsprechen, ausgestellt werden, allerdings nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Unternehmen müssen jedoch ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.

Übersicht zu Übergangsregelungen und Fristen der E-Rechnungspflicht

Im Rahmen der Übergangsregelungen und Fristen müssen Unternehmen in der bevorstehenden Ära der E-Rechnungspflicht diverse Deadlines einhalten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über diese Meilensteine und dient als Orientierungshilfe für B2B-Unternehmen, die sich auf die Umstellung vorbereiten müssen.

Hinweis: Unternehmen können weiterhin das EDI-Verfahren nutzen, sofern die umsatzsteuerrelevanten Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat korrekt und vollständig extrahiert werden können, um den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 zu entsprechen oder kompatibel zu sein. Die Forderungen der Wirtschaftsverbände, insbesondere der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK), nach Beibehaltung etablierter Verfahren wie EDI wurden berücksichtigt, um mögliche weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmen zu vermeiden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem Schreiben an die Verbände bereits angekündigt, dass an einer Lösung gearbeitet wird, die die weitere Nutzung des EDI-Verfahrens auch im zukünftigen Rechtsrahmen sicherstellt. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass insbesondere im Hinblick auf die spätere Einführung eines transaktionsbezogenen Meldewesens technische Anpassungen erforderlich werden. Der Umstellungsaufwand soll jedoch auf das notwendige Maß beschränkt werden.

Digitale Rechnung: Pflicht gilt nicht für alle.

Wichtig ist, dass Rechnungen zwischen Unternehmen und Verbrauchern von dieser Regelung nicht betroffen sind und weiterhin auf Papier oder im PDF-Format ausgestellt werden können. Unternehmer haben nach wie vor sechs Monate nach Ausführung der Leistung Zeit, Rechnungen auszustellen und diese Regelung bleibt unverändert, auch wenn der Gesetzestext angepasst wurde. Neu ist jedoch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n. F.

Außerdem sieht die neue Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung Ausnahmen vor.

Diese sind zu beachten:

• Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nur für Inlandsgeschäfte zwischen deutschen Unternehmen. Geschäfte zwischen Unternehmen im Ausland sind von der Verpflichtung ausgenommen.
• Auch steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
• Ausnahmen gelten auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrkarten.

Die Ansässigkeit im Inland wird durch den Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland definiert, wobei auch der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt im Inland ausreicht. Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit im Inland löst daher keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.

Darüber hinaus sollten Vermieter beachten, dass sie künftig auch dann zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet sein können, wenn sie im Wege der Option (§ 9 UStG) steuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Diese Regelung betrifft auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Wohnungsvermieter oder Ärzte, die in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen in strukturierter Form zu empfangen und zu archivieren.

Hintergrund zur E-Rechnungspflicht

Im Bereich öffentlicher Aufträge (B2G) gilt die E-Rechnungspflicht schon seit 2020. Unternehmen, die für staatliche Stellen arbeiten, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Diese Vorschrift wurde durch eine Änderung des E-Government-Gesetzes im April 2017 eingeführt, um die EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung umzusetzen. Die genauen Anforderungen an das Format wurden in der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung/ERechV)“ festgelegt. Dabei wird grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung/ZUGFeRD bevorzugt, aber auch andere Formate sind erlaubt, solange sie den europäischen Standards entsprechen. Seit November 2020 müssen Unternehmen, die öffentliche Aufträge ausführen, ihre Rechnungen elektronisch einreichen, um den bürokratischen Prozess zu vereinfachen und den Behörden die Arbeit zu erleichtern.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2025 ist nun eine direkte Reaktion auf einen Richtlinienentwurf der Europäischen Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Ziel dieser Initiative ist es, den Umsatzsteuerbetrug wirksam zu bekämpfen und die Digitalisierung im Bereich der Rechnungsstellung voranzutreiben. Der Entwurf sieht vor, dass Unternehmen für innergemeinschaftliche Umsätze im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen elektronische Rechnungen verwenden müssen. Diese Rechnungen müssen spätestens zwei Tage nach Leistungserbringung ausgestellt und übermittelt werden, Sammelrechnungen sind nicht mehr zulässig. Darüber hinaus sollen zusätzliche Pflichtangaben für elektronische Rechnungen eingeführt werden.

Deutschland hat unmittelbar auf den Richtlinienvorschlag reagiert und im Rahmen des Wachstumschancengesetzes die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Dieses Gesetzespaket bündelt verschiedene Maßnahmen zur Verbesserung der aktuellen wirtschaftlichen Situation. Ziel ist es, die Liquidität der Unternehmen zu stärken, Investitionen zu fördern und Wachstumschancen zu erweitern. Außerdem sollen Steuervereinfachungen und eine gerechtere Steuerpolitik erreicht werden. Letztlich soll das Wachstumschancengesetz dazu beitragen, die Wachstumschancen der deutschen Wirtschaft insgesamt zu erhöhen.

Ziele und Motivation der E-Rechnungspflicht

Gleichzeitig ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung Teil einer umfassenden Strategie zur Modernisierung des Steuersystems und zum Abbau bürokratischer Hürden. Ein wesentliches Ziel ist die Optimierung der Steuererleichterungen bei gleichzeitigem Bürokratieabbau. Mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird nicht nur die Effizienz in der Abwicklung von Geschäftsprozessen erhöht, sondern auch der Umsatzsteuerbetrug bekämpft.

Auch die EU plant derzeit ein Umsatzsteuermeldesystem, bei dem Kopien jeder Rechnung innerhalb weniger Tage nach dem Versand eingereicht werden müssen. Durch die Einführung eines innerdeutschen Systems, das mit den europäischen Standards kompatibel ist, soll die grenzüberschreitende Zusammenarbeit erleichtert werden. Diese Maßnahmen könnten nach Ansicht der Bundesregierung zu erheblichen Mehreinnahmen durch die Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs führen. Schätzungen zufolge könnten jährlich zwischen 11 und 14 Milliarden Euro zusätzlich eingenommen werden. Angesichts der großen Anzahl der betroffenen Rechnungen, die jährlich im Umlauf sind - etwa 1,2 Milliarden - ist die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Stärkung der Integrität im Geschäftsverkehr.

Probleme und Herausforderungen

Während die Einführung der E-Rechnungspflicht vielversprechende Vorteile bietet, stehen Unternehmen vor erheblichen Herausforderungen. Trotz der klaren Ziele der Steuerentlastung und des Bürokratieabbaus warnen verschiedene Verbände vor möglichen Schwierigkeiten. Insbesondere große Unternehmen sehen sich mit technischen Problemen und der Komplexität der Umstellung konfrontiert. In einer Stellungnahme von Wirtschaftsverbänden wie BDI und DIHK wird die kurze Umsetzungsfrist als problematisch angesehen. Die enormen technischen Anforderungen an die Umstellung der Rechnungseingangssysteme stellen eine große Hürde dar, die in der Kürze der Zeit kaum zu bewältigen sei. Angesichts dieser Herausforderungen bedürfe es einer sorgfältigen Planung und entsprechender Unterstützung durch die öffentliche Hand, um eine reibungslose Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu gewährleisten.

Es handelt sich nämlich um eine Ordnungswidrigkeit, wenn gegen die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen verstoßen wird. In diesen Fällen kann das Recht auf Vorsteuerabzug entfallen.

Genau hier setzen unsere Experten von elio an! Als Unternehmen, das bereits seit 2020 mit dem ZUGFeRD-Format arbeitet, verfügen wir über umfassendes Know-how in der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Gerne helfen wir auch dabei, ein revisionssicheres digitales Archiv aufzubauen. Unabhängig davon, ob es sich um ein großes oder kleines Unternehmen handelt, sind wir in der Lage, Sie bei der Einführung und Umsetzung eines E-Rechnungssystems für den Versand und Empfang von Rechnungen zu unterstützen. Unser Fachwissen und unsere Erfahrung stellen sicher, dass Ihr Unternehmen von einer reibungslosen Umstellung profitiert.

Fazit zur E-Rechnungspflicht

Was jetzt klar ist: Mit dem Wachstumschancengesetz wurde durch die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ein Meilenstein im deutschen Geschäftsverkehr gesetzt. Damit werden nicht nur Steuern gesenkt und Bürokratie abgebaut, sondern auch der Umsatzsteuerbetrug bekämpft. Die EU plant bereits ein Umsatzsteuermeldesystem, das von jeder Rechnung innerhalb weniger Tage nach dem Versand eine Kopie verlangt. Dies zeigt den Trend zur Digitalisierung im gesamten europäischen Raum.

Trotz dieser Vorteile stehen die Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf technische Probleme und die Umstellung innerhalb kurzer Fristen. Warnungen von Wirtschaftsverbänden machen die Komplexität der Umstellung deutlich. Um diese Hürden zu überwinden, ist eine sorgfältige Planung und Vorbereitung entscheidend, um Optimierungspotenziale zu nutzen und Mitarbeiter rechtzeitig einzubinden. Das Bundesfinanzministerium plant beispielsweise auch, Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen zu unterstützen. Dies kann insbesondere für Unternehmen ohne entsprechende Software von Vorteil sein. Für andere Unternehmen ist unter Umständen die Beauftragung eines Dienstleisters, wie zum Beispiel elio, sinnvoll.

Alles in allem wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung den Geschäftsverkehr nachhaltig verändern und die Unternehmen dazu zwingen, sich verstärkt mit digitalen Prozessen auseinander zu setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.